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Departamento de Salud del Condado de DuPage

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SU INFORMACIÓN MÉDICA SE PUEDE USAR Y DIVULGAR Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. REVÍSELO CUIDADOSAMENTE.

Nuestra obligación de mantener la confidencialidad de su información de atención médica:

El Departamento de Salud del Condado de DuPage comprende que su información de atención médica es personal y que protegerla es importante. El Departamento de Salud del Condado de DuPage creará un registro de la atención médica que usted recibe para proporcionarle una atención de calidad y para cumplir con determinados requisitos legales. Este aviso aplica para todos los registros de atención médica creados por el Departamento de Salud del Condado de DuPage, ya sea que los realizaron profesionales de atención médica u otro personal.

Este aviso le informa sobre la manera en que el Departamento de Salud del Condado de DuPage puede usar y divulgar su información de atención médica. Este aviso describirá sus derechos y nuestras obligaciones respecto al uso y divulgación de su información de atención médica. El Departamento de Salud del Condado de DuPage está obligado por ley a:

  • mantener en privado la información de atención médica que le identifique;
  • darle a usted este aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su información de atención médica y
  • cumplir los términos del aviso que está actualmente vigente.

Cómo el Departamento puede usar y divulgar su información de atención médica:

Se le solicitará que firme un formulario de reconocimiento, antes del inicio de su atención, en el cual usted da su consentimiento para el uso y divulgación de su información de atención médica protegida para el tratamiento, pago y operaciones de atención médica. Las siguientes categorías describen las maneras en que el Departamento puede usar y divulgar su información de atención médica. Para cada categoría de usos y divulgaciones, se brindan ejemplos. No se indicarán todos los usos ni todas las divulgaciones en cada categoría.

Para el tratamiento. El Departamento puede usar su información de atención médica para proporcionarle los servicios o tratamiento de atención médica. El Departamento puede divulgar su información de atención médica a profesionales de atención médica u otros que participen cuidando de usted. Distintos profesionales de atención médica pueden compartir su información para coordinar las distintas cosas que pueda necesitar, como las visitas a la clínica y las remisiones del médico. Es posible que el Departamento también tenga que divulgar su información de atención médica a personas fuera del Departamento de Salud del Condado de DuPage que puedan estar involucradas en su atención médica o que proporcionan servicios que son parte de sus necesidades de atención médica. Por ejemplo, el Departamento puede divulgar un registro de inmunización de un niño a otro miembro del personal del Departamento de Salud del Condado de DuPage o a una enfermera de una escuela pública o al personal del consultorio del médico para el tratamiento y la atención de seguimiento.*

Para el pago. El Departamento puede usar y divulgar su información de atención médica para que el tratamiento y los servicios que usted reciba se puedan facturar y se le pueda cobrar el pago a usted, a una compañía de seguros o a otro tercero pagador, como Medicare o Medicaid. Por ejemplo, Medicaid necesitaría saber sobre una prueba o servicio que usted recibió para que pueda pagar al Departamento por ese servicio. El Departamento también puede usar o divulgar información suya para determinar si su seguro cubrirá los servicios que se proporcionaron o si es elegible por su nivel de ingresos para los servicios bajo Medicare, Medicaid o su plan de seguro.

Para propósitos de operaciones de atención médica. El Departamento puede usar o divulgar su información de atención médica para propósitos de operaciones de atención médica. Esto puede ser necesario para asegurar que todos nuestros clientes reciben atención médica de calidad. Por ejemplo, el Departamento puede usar la información de atención médica para revisar el tratamiento y los servicios del Departamento o para evaluar el desempeño de los profesionales de atención médica u otros miembros del personal que le proporcionen atención a usted. El Departamento también puede divulgar la información de atención médica a profesionales de atención médica u otros miembros del personal del Departamento de Salud del Condado de DuPage con fines de aprendizaje o revisión. *

Para los socios comerciales. Existen varios servicios externos que se deben suministrar al Departamento con el fin de proporcionarle a usted el tratamiento y los servicios de atención médica. Por ejemplo, el Departamento puede solicitar los servicios de diversos socios comerciales incluyendo contadores, asesores o abogados. Cuando se contratan estos tipos de servicios, el Departamento puede divulgar su información de atención médica para que los socios comerciales puedan realizar las tareas asignadas. Para proteger su información de atención médica, el Departamento requerirá que nuestros socios comerciales protejan adecuadamente su información de atención médica.

 

Recordatorios de citas. El Departamento puede usar y divulgar información de atención médica para comunicarse con usted como un recordatorio de que tiene una cita para recibir tratamiento u otros servicios de atención médica.

 

Personas involucradas en su atención o el pago por su atención. El Departamento puede divulgar su información de atención médica a un amigo o miembro de la familia a quien usted identifique y quien esté involucrado en su atención médica. El Departamento también puede brindar su información de atención médica a alguien que pague por su atención. El Departamento también puede indicarle a su familia o amigos sobre su condición general y que usted es un residente en uno de nuestros programas residenciales. Además, el Departamento puede divulgar su información de atención médica a una entidad en un esfuerzo de ayuda en caso de desastres, para que se pueda notificar a su familia sobre su condición, estado y ubicación. *

Inmunizaciones. Los registros de la inmunización del estudiante se pueden divulgar a las escuelas, donde la ley les exige a estas que tengan esta información antes de la admisión del estudiante.

Fallecimiento. El Departamento de Salud puede divulgar la información de atención médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés) a los miembros de la familia u otras personas que estuvieron involucradas en la atención de la persona o el pago por la atención antes de su fallecimiento, a menos que dicha divulgación fuera incongruente con una preferencia que la persona expresó al Departamento antes de su fallecimiento. 

Investigación. Bajo determinadas circunstancias, el Departamento puede usar y divulgar su información de atención médica con fines de investigación. Sin embargo, todos los proyectos de investigación están sujetos a procesos de  aprobación especiales. Antes de que el Departamento use o divulgue la información de atención médica con fines de investigación, el Departamento solicitará su permiso específico si quiere que el investigador tenga acceso a su nombre, dirección u otra información que revele quién es usted o si la información revela quién está involucrado en su atención, en el Departamento de Salud del Condado de DuPage. 

Para evitar una amenaza grave a la salud o la seguridad. El Departamento puede usar o divulgar su información de atención médica cuando sea necesario para evitar una amenaza grave a su salud y seguridad o a la salud y seguridad de otra persona o para el público. Sin embargo, cualquier divulgación solo será para la persona o entidad que pueda ayudar a evitar la amenaza. 

Según lo requiera la ley. El Departamento divulgará su información de atención médica cuando se lo requiera la ley federal, estatal o local.

 

Para situaciones especiales: riesgos de la salud pública. El Departamento puede divulgar su información de atención médica para actividades de salud pública. Estas actividades generalmente incluyen lo siguiente:

  • prevenir o controlar las enfermedades, lesiones o discapacidades;
  • informar los nacimientos y los fallecimientos;
  • denunciar la negligencia o el abuso infantil;
  • informar las reacciones a los medicamentos o los problemas con un producto;
  • avisar a las personas sobre el retiro de productos que ellos puedan estar usando;
  • avisar a las personas que es posible que hayan estado expuestas a una enfermedad o puedan estar en riesgo de contraer o contagiar una enfermedad o afección;
  • avisar a la autoridad gubernamental apropiada si consideramos que un cliente ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica.

 

Marketing y recaudación de fondos. Si se realiza una comunicación que no contribuye a su tratamiento actual o futuro, esto se puede considerar como "marketing". En las situaciones en que el Departamento de Salud distribuye comunicaciones de marketing, solicitaremos su autorización para recibirlas. El Departamento de Salud no venderá, ni difundirá de otra manera, su información a cualquier tercero con fines de marketing.

En situaciones limitadas, el Departamento de Salud puede comunicarse con usted al usar su información demográfica como parte de un esfuerzo general de recaudación de fondos. Un aviso de su derecho a optar por no recibir las comunicaciones de recaudación de fondos se mostrará claramente en cualquier comunicación. 

Aviso de incumplimiento. El Departamento de Salud puede usar su información de contacto para proporcionarle avisos legalmente necesarios sobre el acceso o la divulgación no autorizados de su información de salud. Para cualquier acceso, uso o divulgación no autorizados de su información, a usted se le debería avisar por escrito o por teléfono si el incumplimiento causará un daño inmediato, dentro de los siguientes 60 días a partir de que descubrimos el incumplimiento.

 

Sus derechos respecto a su información de atención médica:

Usted tiene los siguientes derechos respecto a la información de atención médica que el Departamento mantiene sobre usted:

 

Derecho a examinar y copiar. Usted tiene derecho a examinar y copiar la información de atención médica que se pueda usar para tomar decisiones sobre su tratamiento y atención. Para examinar y copiar su información de atención médica, usted debe enviar su solicitud por escrito a nuestro Oficial de privacidad en la dirección que se indica al final de este documento. Si solicita una copia de la información, se le cobrará una cuota por cualquier costo relacionado con la copia y el envío por correo de la información. También puede solicitar que su información de atención médica se copie en un formato electrónico (disco compacto, unidad flash o por medio de correo electrónico), en la medida que dicho formato sea respaldado por el sistema de registro de datos del Departamento de Salud. Las solicitudes serán procesadas de acuerdo con los plazos y fechas límites que la ley establece.

 

El Departamento puede denegar su solicitud para examinar y copiar la información de atención médica que se puede usar para tomar decisiones sobre su tratamiento y atención bajo determinadas circunstancias limitadas. Si se le deniega el acceso a la información de atención médica, bajo determinadas circunstancias, usted puede solicitar que se revise la denegación.

Para una revisión, otro profesional de atención médica que elija el Departamento de Salud del Condado de DuPage revisará su solicitud y la denegación subsiguiente. La persona que realiza la revisión no será la persona que denegó su solicitud original. El Departamento de Salud del Condado de DuPage cumplirá la decisión de la revisión.

 

Derecho a modificar. Si usted considera que la información de atención médica que el Departamento tiene sobre usted está incorrecta o incompleta, puede solicitar que se modifique la información. Usted tiene derecho a solicitar una modificación mientras el Departamento de Salud conserve sus registros.

Para solicitar una modificación, debe hacer su solicitud por escrito y enviarla a nuestro Oficial de privacidad a la dirección que se indica al final de este documento. Además, debe proporcionar un motivo que respalde su solicitud para la modificación.

 

El Departamento puede denegar su solicitud para una modificación si no está por escrito y no incluye una razón que respalde la solicitud para una modificación. Además, el Departamento puede denegar su solicitud si usted solicita modificar información que:

 

  • el Departamento no creó, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para realizar la(s) modificación(es);
  • no es parte de la información de atención médica que conserva el Departamento de Salud del Condado de DuPage;
  • no es parte de la información que a usted se le permitiría copiar o examinar; o bien,
  • es exacta y está completa.

Derecho a un informe de divulgaciones. Usted tiene derecho a solicitar un informe de divulgaciones que no son de rutina. Para solicitar un "informe de divulgaciones", usted debe enviar su solicitud por escrito a nuestro Oficial de privacidad a la dirección que se indica al final de este documento. Su solicitud para un "informe de divulgaciones" debe especificar un período de tiempo. El Departamento le cobrará una cuota por el costo de obtener, reproducir y enviar por correo un "informe de divulgaciones que no son de rutina". El "informe de divulgaciones" se puede solicitar en un formato electrónico (disco compacto, unidad flash o por medio de correo electrónico), en la medida que dicho formato sea respaldado por el sistema de registro de datos del Departamento de Salud.

 

Derecho a solicitar restricciones. Usted tiene derecho a solicitar que se coloque una restricción o limitación sobre la información de atención médica que el Departamento usa o divulga sobre usted para el tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica. También tiene derecho a restringir la información que el Departamento divulga sobre usted a alguien que está involucrado en su atención o el pago por su atención, como un miembro de la familia o amigo.

El Departamento no está obligado a aceptar su solicitud. Si el Departamento acepta, el Departamento cumplirá su solicitud a menos que la información sea necesaria para proporcionarle tratamiento de emergencia.

 

En situaciones cuando ha pagado los servicios por desembolso directo y en su totalidad, usted puede solicitar una restricción de la divulgación de su PHI a los planes de salud.

 

Para solicitar restricciones, usted debe hacer su solicitud por escrito a nuestro Oficial de privacidad a la dirección que se indica al final de este documento. En su solicitud, debe indicarnos (1) qué información desea limitar; (2) si desea que limitemos el uso, la divulgación o ambos; y (3) a quién desea que apliquen los límites.

 

Por otra parte, los registros de salud conductual, que pueden incluir las notas de psicoterapia, siempre requieren una autorización para la divulgación.

 

 

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Usted tiene derecho a solicitar que el Departamento se comunique con usted acerca de la información de atención médica de cierta manera o en una ubicación determinada. Por ejemplo, puede solicitar que el Departamento solo se comunique con usted por correo o solo le contacte en el trabajo.

 

Para solicitar comunicaciones confidenciales, usted debe hacer su solicitud por escrito a nuestro Oficial de privacidad a la dirección que se indica al final de este documento. El Departamento no le preguntará el motivo de su solicitud.  Intentaremos satisfacer todas las solicitudes razonables. Su solicitud por escrito debe especificar cómo y dónde desea que se le contacte.

 

Derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Usted tiene derecho a obtener una copia impresa de este aviso en cualquier momento.

 

Otros usos de la información de atención médica. Otros usos y divulgaciones de la información de atención médica que este aviso o las leyes que aplican al Departamento no cubren, se harán únicamente con su permiso por escrito. Si otorga permiso al Departamento para usar o divulgar su información de atención médica, puede revocar ese permiso por escrito en cualquier momento. Si revoca su permiso, el Departamento ya no usará ni divulgará esa información de atención médica. Usted entiende que el Departamento no puede retirar cualquier divulgación que ya se realizó con su permiso. Al Departamento también se le requiere que conserve nuestros registros de la atención que le proporcionamos a usted.

 

Reclamos. Si usted considera que se han infringido sus derechos de privacidad, puede presentar un reclamo ante el Departamento de Salud del Condado de DuPage o ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para presentar un reclamo ante el Departamento de Salud del Condado de DuPage, comuníquese con nuestro Oficial de privacidad en la dirección que se indica al final de este documento. Todos los reclamos se deben enviar por escrito. No será sancionado por presentar un reclamo.

Cambios a este aviso. El Departamento cumplirá los términos de este aviso, pero se reserva el derecho a revisar este aviso como sea necesario. El Departamento publicará una copia con fecha del aviso actual que estará vigente para cualquier información de atención médica actual o futura que el Departamento ya tenga sobre usted. Puede solicitar una copia del 'Aviso de prácticas de privacidad' actual a nuestro Oficial de privacidad por correo o solicitar una copia a nuestro personal en su próxima visita.

*En algunos casos, la Ley de Confidencialidad de Salud Mental y Discapacidades del Desarrollo de Illinois, las leyes de VIH/SIDA y ETS requieren que el Departamento obtenga su permiso por escrito antes de divulgar la información.

 Contacto del Oficial de privacidad

DuPage County Health Department, Attention Privacy Officer 111 North County Farm Road, Wheaton, Illinois 60187

Para descargar un pdf de este documento en ESPANOL haga clic aqui

Aviso de prácticas de privacidad de DCHD, septiembre de 2013

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