Departamento de Salud del Condado de DuPage

Aviso sobre nuestras prácticas de privacidad

ESTE DOCUMENTO DESCRIBE LAS FORMAS EN QUE LA INFORMACIÓN SOBRE SU ATENCIÓN MÉDICA SE PUEDE USAR Y DIVULGAR Y LA MANERA EN QUE USTED PUEDE ACCEDER A DICHA INFORMACIÓN. LEA ESTE DOCUMENTO DETENIDAMENTE.

Acerca de nuestra responsabilidad de proteger la confidencialidad de la información sobre su atención médica

El Departamento de Salud del Condado de DuPage comprende la naturaleza personal de la información sobre su atención médica y la importancia de protegerla . El Departamento de Salud del Condado de DuPage creará un expediente que detalla la atención médica que usted recibe con el fin de proporcionarle atención de calidad y cumplir con ciertos requisitos legales. Este aviso se aplica a todos los expedientes médicos generados por el
Departamento de Salud del Condado de DuPage, independientemente de que los genere un profesional de la atención médica u otro integrante del personal.

Este aviso explica cómo el Departamento de Salud del Condado de DuPage puede usar y divulgar la informaciónsobre su atención médica. Este aviso describe los derechos y las obligaciones que usted tiene en relación con el uso y la divulgación de la información sobre su atención médica.

La ley establece que el Departamento de Salud del Condado de DuPage debe:

• proteger la confidencialidad de cualquier información sobre su atención médica que permita identificarlo;
   

• proporcionarle una copia de este aviso acerca de nuestras obligaciones legales y de nuestras prácticas de privacidad relacionadas con la información sobre su atención médica, y
   

• atenerse a los términos del aviso que se encuentra en vigencia.

Acerca de la manera en que el Departamento de Salud puede usar y divulgar la información sobre su atención médica

Antes de que comience a recibir atención médica, le pediremos que llene un formulario de consentimiento y acuse de recibo en el cual usted autoriza el uso y la divulgación de la información protegida sobre su atención médica para fines de tratamiento, cobranza y administración de los servicios médicos.

Las siguientes categorías describen algunas de las distintas maneras en que el Departamento de Salud puede usar y divulgar la información sobre su atención médica. Para cada categoría de uso y divulgación hemos proporcionado algunos ejemplos. No hemos incluido todos los tipos de uso o divulgación posibles en cada categoría.

Para tratamiento. El Departamento de Salud puede usar la información sobre su atención médica para proporcionarle tratamiento o servicios médicos. El Departamento de Salud puede divulgar información sobre su atención médica a los profesionales médicos u otras personas que participan en su cuidado. Es posible que los distintos profesionales médicos compartan la información acerca de usted para coordinar los diversos servicios que necesita, como las visitas en las clínicas y las referencias de los médicos. Es también posible que el Departamento de Salud tenga que divulgar información sobre su atención médica a personas externas al Departamento de Salud del Condado de DuPage que participan en su cuidado o que proporcionan servicios que forman parte de su atención médica. Por ejemplo, es posible que el Departamento de Salud comunique el historial de vacunas de un niño a otro integrante del personal del Departamento de Salud del Condado de DuPage, a una enfermera de la escuela pública o a un encargado del consultorio del médico para que el niño pueda obtener tratamiento y atención de seguimiento.*

Para cobranzas. El Departamento de Salud puede usar y divulgar la información sobre su atención médica para facturar y cobrarle a usted, a una aseguradora o a un tercero, como Medicare o Medicaid, los tratamientos y

servicios que usted recibió. Por ejemplo, Medicaid debe contar con la información acerca de un análisis o servicio que usted ha recibido para poder pagar al Departamento de Salud por dicho servicio. El Departamento de Salud
también puede usar o divulgar la información acerca de usted para determinar si su seguro cubrirá los servicios proporcionados o si, por de acuerdo con sus ingresos, usted tiene derecho a recibir los servicios bajo Medicare, Medicaid o su plan de seguro.

Para fines de administración de los servicios médicos. El Departamento de Salud puede usar o divulgar la información sobre su atención médica para administrar los servicios médicos. Esto puede resultar necesario para asegurar que todos nuestros clientes reciban atención médica de calidad. Por ejemplo, el Departamento de Salud puede usar la información sobre la atención médica para revisar los tratamientos o servicios que ha proporcionado o para evaluar la actuación de los profesionales médicos u otro integrante del personal que le brinda atención. El Departamento de Salud puede también divulgar información sobre la atención médica a profesionales médicos o a otros integrantes del personal del Departamento de Salud del Condado de DuPage para fines de revisión o aprendizaje.*

* En algunos casos, la ley de Illinois sobre la confidencialidad en materia de discapacidades mentales y del desarrollo (Illinois Mental Health and Developmental Disabilities Confidentiality Act) y las leyes
sobre el VIH/SIDA y las enfermedades venéreas exigen que el Departamento obtenga su autorización por escrito antes de divulgar la información.

Con los asociados de negocios. El Departamento de Salud debe recibir varios servicios externos para que usted pueda recibir tratamiento y servicios médicos. Por ejemplo, es posible que el Departamento de Salud necesite contratar los servicios de distintos asociados de negocios, como contadores, consultores y abogados. Cuando el Departamento de Salud contrate estos servicios, es posible que divulgue información sobre su atención médica para
que sus asociados de negocios puedan llevar a cabo las tareas asignadas. Para salvaguardar la información sobre su atención médica, el Departamento de Salud exige que sus asociados de negocios protejan dicha información de
forma adecuada.

Recordatorios de citas. El Departamento de Salud puede usar y divulgar información sobre su atención médica para comunicarse con usted con el fin de recordarle que tiene una cita para recibir algún tratamiento u otros servicios médicos.

Personas que participan en su cuidado o que contribuyen a pagar por su atención médica. El Departamento de Salud puede divulgar infor mación sobre su atención médica a los amigos o familiares nombrados por usted y
que participan en su cuidado. El Departamento de Salud puede también entregar información sobre su atención médica a alguien que paga por su atención médica. El Departamento de Salud puede también informar a sus amigos o familiares acerca de su condición general y del hecho de que usted participa en uno de nuestros programas residenciales. Además, el Departamento de Salud puede divulgar información sobre su atención médica a otras entidades como parte de las actividades de auxilio después de un desastre, para que se pueda notificar a sus familiares acerca de su condición, estado y ubicación.*

Estudios. Bajo algunas circunstancias, el Departamento de Salud puede usar y divulgar información sobre su atención médica para fines de investigación. No obstante, todos los proyectos de investigación se someten a un proceso especial de aprobación. Si la persona a cargo del estudio tendrá acceso a su nombre, dirección u otra información que pueda revelar su identidad o la identidad de alguien que está a cargo de su atención dentro del Departamento de Salud del Condado de DuPage, antes de proceder a usar o divulgar información médica para fines de investigación el Departamento de Salud le pedirá su consentimiento explícito.

Para evitar que su salud o su vida corra grave peligro. El Departamento de Salud puede usar o divulgar información sobre su atención médica si resulta necesario para prevenir una amenaza grave a su salud y seguridad o a la salud y seguridad de otra persona o del público en general. No obstante, la información sólo se divulgaría a una persona o entidad capaz de contribuir a evitar dicha amenaza.

Según lo exija la ley. El Departamento de Salud divulgará información sobre su atención médica cuando así lo exija la ley federal, estatal o local.

Situaciones especiales
Amenazas a la salud pública. El Departamento de Salud puede divulgar información sobre su atención médica para uso en las actividades relacionadas con la salud pública. Por lo general, dichas actividades abarcan las siguientes circunstancias:

• prevenir o controlar enfermedades, lesiones o incapacitación;
   

• informar de nacimientos y muertes;
   

• informar de abuso o negligencia en el cuidado de un niño;
   

• informar de reacciones adversas a un medicamento o de un problema relacionado con un producto;
   

• notificar al público del retiro del mercado de un producto que pueden estar usando;
   

• notificar a las personas que puedan haber quedado expuestas a una enfermedad o que pueden correr el peligro de contraer o contagiar una determinada enfermedad o condición;
   

• notificar a las autoridades gubernamentales apropiadas si creemos que uno de nuestros clientes ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica.

Acerca de sus derechos en relación con la información sobre su atención médica

Usted tiene los siguientes derechos en relación con la información que el Departamento conserva sobre la atención médica que usted recibe:

Derecho a examinar y copiar la información. Usted tiene derecho a examinar y copiar la información sobre su atención médica que se puede usar para tomar decisiones sobre los tratamientos y la atención que recibirá. Para examinar y copiar la información sobre su atención médica que se puede usar para tomar decisiones sobre los tratamientos y la atención que recibirá, debe presentar su solicitud por escrito a nuestro Funcionario de Privacidad a la dirección indicada al final de este documento. Si solicita una copia de la información, se le cobrará el costo de hacer las copias y enviarle los materiales. Las solicitudes se considerarán dentro de los plazos y las fechas límite contempladas por la ley.

* En algunos casos, la ley de Illinois sobre la confidencialidad en materia de discapacidades mentales y del desarrollo (Illinois Mental Health and Developmental Disabilities Confidentiality Act) y las leyes
sobre el VIH/SIDA y las enfermedades venéreas exigen que el Departamento obtenga su autorización por escrito antes de divulgar la información.

Bajo ciertas circunstancias limitadas, el Departamento de Salud puede denegar su solicitud de examinar y copiar la información sobre su atención médica que se puede usar para tomar decisiones sobre los tratamientos y la atención que recibirá. Si se le deniega acceso a dicha información sobre su atención médica, bajo ciertas circunstancias podrá pedir la reconsideración de la denegación. En estos casos, otro profesional de la atención médica escogido por el Departamento de Salud del Condado de DuPage considerará su solicitud y la denegación resultante. La persona a cargo de esta revisión del caso no será la misma persona que le denegó la solicitud original. El Departamento de Salud del Condado de DuPage aceptará la decisión tomada como resultado de esta reconsideración.

Derecho a enmendar la información. Si cree que la información sobre su atención médica que el Departamento de Salud mantiene acerca de su persona es incorrecta o incompleta, puede pedir que sea enmendada. Usted tiene derecho a pedir una enmienda en cualquier momento mientras se conserve la información.

Para solicitar una enmienda, debe enviarla por escrito a muestro Funcionario de Privacidad a la dirección indicada al final de este documento. Además, debe proporcionar un motivo razonable para su solicitud de enmienda.

El Departamento de Salud puede denegar su solicitud de enmienda si no la presenta por escrito o no incluye un motivo para la solicitud de enmienda. Además, el Departamento de Salud puede denegar su solicitud de enmienda
si pide que se enmiende aquella información que:

• no fue creada por el Departamento de Salud, a menos que la persona o entidad que la creó ya no esté disponible para realizar la o las enmiendas;
   

• no forma parte de la información sobre su atención médica que el Departamento de Salud del Condado de DuPage conserva acerca de usted;
   

• no forma parte de la información que se le permitiría copiar o examinar; o
   

• es exacta y completa.

Derecho a una explicación de las divulgaciones. Usted tiene derecho a solicitar una explicación de las divulgaciones que no son de rutina. Para solicitar una “explicación de las divulgaciones” debe presentar su solicitud por escrito a nuestro Funcionario de Privacidad a la dirección indicada al final de este documento. Su solicitud de una “explicación de las divulgaciones” debe indicar un período de tiempo. El Departamento de Salud le cobrará el costo de obtener, reproducir y enviarle la explicación de las divulgaciones que no son de rutina.

Derecho a solicitar restricciones. Usted tiene derecho a solicitar que se restrinja o limite la información médica que el Departamento de Salud usa o divulga acerca de usted para fines de tratamiento, cobranza o administración de los servicios médicos. También tiene derecho a restringir la información que el Departamento de Salud puede divulgar acerca de usted a una persona que participa en su cuidado o que contribuye a pagar por la atención que usted recibe, como un familiar o amigo. El Departamento de Salud no tiene la obligación de acceder a su solicitud. El Departamento de Salu d honrará las solicitudes que apruebe, a menos que la información sea necesaria para
proporcionarle tratamiento en un caso de emergencia.

Para pedir una restricción debe presentar su solicitud escribiendo a nuestro Funcionario de Privacidad a la dirección indicada al final de este documento. En dicha solicitud deberá indicar (1) qué información desea limitar; (2) si desea que limitemos el uso, la divulgación o ambos; y (3) a quién corresponden dichas limitaciones.

Derecho a solicitar la confidencialidad en las comunicaciones. Usted tiene derecho a solicitar que el Departamento de Salud se comunique con usted acerca de la información sobre su atención médica de determinada manera o en un determinado lugar. Por ejemplo, puede solicitar que el Departamento de Salud sólo se comunique con usted por correo o en el trabajo.

Para solicitar la confidencialidad en las comunicaciones, debe presentar su solicitud por escrito a nuestro Funcionario de Privacidad a la dirección indicada al final de este documento. El Departamento de Salud no le preguntará el motivo de la solicitud. Trataremos de satisfacer todas las solicitudes razonables. En su solicitud escrita debe especificar cómo o dónde desea que nos comuniquemos con usted.

Derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Usted tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso en cualquier momento.

Otros usos de la información sobre su atención médica. Cualquier otro uso y divulgación de la información sobre su atención médica que no esté contemplado por este aviso o las leyes que se aplican al Departamento de
Salud sólo se realizará con su permiso por escrito. Si usted permite que el Departamento de Salud use o divulgue la información sobre su atención médica, podrá revocar dicho permiso solicitándolo por escrito en cualquier momento. Si revoca su permiso, el Departamento de Salud dejará de usar o divulgar esa información sobre la atención médica. Usted entiende que el Departamento de Salud no puede retractar la información que ya haya divulgado con su autor ización. El Departamento de Salud también tiene la obligación de conservar los registros que mantiene acerca de la atención que le proporcionamos.

* En algunos casos, la ley de Illinois sobre la confidencialidad en materia de discapacidades mentales y del desarrollo (Illinois Mental Health and Developmental Disabilities Confidentiality Act) y las leyes sobre el VIH/SIDA y las enfermedades venéreas exigen que el Departamento obtenga su autorización por escrito antes de divulgar la información.

Quejas. Si usted cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja frente al Departamento de Salud del Condado de DuPage o a la Secretaria del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para presentar una queja frente al Departamento de Salud del Condado de DuPage, escriba a nuestro Funcionario de Privacidad a la dirección que se indica al final de este documento. Todas las quejas se deben presentar por escrito. No se le penalizará por haber presentado una queja.

Cambios a este aviso. El Departamento de Salud respetará los términos de este aviso, pero se reserva el derecho de revisarlo en el momento y de la forma que considere necesaria. El Departamento de Salud publicará una copia fechada del aviso actual que regirá en el presente y en el futuro para la información sobre su atención médica que el Departamento ya tenga acerca de usted. La próxima vez que visite nuestras oficinas, usted puede solicitar a nuestro Funcionario de Privacidad, o a un integrante de nuestro personal, que le envíe por correo una copia actualizada del 'Aviso sobre nuestras prácticas de privacidad'.

Funcionario de Privacidad: DuPage County Health Department, 111 North County Farm Road, Wheaton, Illinois 60187

Fecha de vigencia: Febrero 14, 2005